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L’accueil d’étudiants stagiaires dans les collectivités en 10 questions :

By Corinne DAVID | février 8, 2011

Source : la gazette des communes

A l’instar du secteur privé, des règles précises encadrent les stages accomplis par les étudiants, notamment au sein des collectivités.

1. Quelle est la définition du stage ?

Un stage s’inscrit en complément d’un cursus de formation initiale (scolaire ou universitaire) et a pour principal objet de familiariser le stagiaire avec le milieu professionnel. La circulaire du 23 juillet 2009 indique qu’il s’agit d’« une période d’observation et de formation pratique » qui « doit permettre de faire le lien entre les connaissances acquises pendant la scolarité et leur application dans le futur métier ».

2. Quels sont les étudiants concernés ?

Les règles relatives aux modalités d’accueil prévues par la circulaire du 4 novembre 2009 visent les stages que les étudiants sont appelés à effectuer auprès des collectivités territoriales ou de leurs établissements publics non industriels et commerciaux, dans le cadre de leur cursus universitaire. En revanche, les personnes qui ont achevé leur formation universitaire ne sont pas, en principe, concernées.

3. Quel est le contenu de la convention ?

La circulaire précise qu’une convention, établie avant le début du stage, « permet de définir les principales conditions de son déroulement ». Celle-ci engage l’établissement d’enseignement, le stagiaire et la collectivité ou l’établissement d’accueil. Comme dans le cas des stagiaires accueillis par les services de l’Etat, le document peut indiquer, outre le nom du stagiaire, la durée et l’objet du stage, le nom et les fonctions du maître de stage, le régime juridique du stagiaire, les modalités d’évaluation de celui-ci ou encore les conditions matérielles de son accueil.

4. Une attestation de stage doit-elle être délivrée ?

Il est vivement recommandé de délivrer une attestation de stage. Celle-ci doit notamment décrire les principales activités auxquelles a participé le stagiaire. Par ailleurs, la circulaire souligne qu’un tel document peut également être utile à l’étudiant afin d’accompagner ses démarches professionnelles.

5. Comment le tuteur doit-il être désigné ?

La circulaire souligne tout l’intérêt pour l’étudiant d’être placé sous la responsabilité d’un « tuteur » au sein de la collectivité ou de l’établissement. En effet, la désignation d’« un responsable ou d’une équipe tutoriale » au moment de l’accueil constitue une garantie de qualité de stage.

Le tuteur doit ainsi encadrer le stagiaire afin de le guider et de favoriser son intégration dans le service. Il s’agit également de l’aider dans l’acquisition des compétences nécessaires au bon déroulement de son stage et, enfin, d’évaluer la qualité du travail effectué.

6. Quelle est la durée du stage ?

Sans imposer un délai précis, le texte indique que la durée, initiale ou cumulée, « doit rester dans des limites raisonnables ». Se référant aux pratiques réalisées en entreprise, il invite à ce que le stage n’excède pas, en principe, six mois. Une durée supérieure pourrait toutefois être admise si le stage s’inscrit dans un cursus pédagogique particulier qui le prévoit.

7. Comment doit se dérouler le stage ?

La circulaire du 4 novembre 2009 souligne l’importance pour la structure d’accueil d’offrir au stagiaire les moyens matériels nécessaires à l’accomplissement de sa mission. Il s’agit ainsi pour celle-ci de veiller à le doter d’un téléphone et de matériels informatiques (ordinateur, accès à internet…), à lui garantir l’accès aux informations essentielles et aux locaux indispensables au bon déroulement de son stage, tout en respectant les règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.

En ce qui concerne les horaires auxquels est soumis le stagiaire, la collectivité ou l’établissement d’accueil sont invités à prendre en compte la situation personnelle du stagiaire telle que le lieu de son domicile, sa situation familiale ou encore ses autres activités.

8. Une rémunération doit-elle être prévue ?

Deux cas sont à distinguer. D’une part, le stagiaire peut percevoir une « gratification ». L’organe délibérant doit en avoir prévu le principe et ouvert des crédits à cette fin. Dès lors que cette gratification ne dépasse pas 12,5 % du plafond de la sécurité sociale (360 euros environ mensuels), elle n’est pas considérée comme une rémunération. Elle n’est alors pas soumise au versement de cotisations et contributions sociales tant de la part de l’organisme d’accueil que du stagiaire. Par ailleurs, la circulaire recommande de réserver le versement d’une telle gratification aux stagiaires ayant passé au moins deux mois consécutifs au sein de la collectivité ou établissement d’accueil. En outre, on peut souligner qu’elle peut être cumulée avec toute autre rémunération résultant d’une activité distincte exercée par l’étudiant.

D’autre part, lorsque l’activité professionnelle exercée par le stagiaire pour le compte de l’organisme d’accueil le justifie, celui-ci peut prévoir le versement d’une « rémunération » au moins égale au montant du Smic horaire (8,86 euros au 1er janvier 2010).

Dans cette hypothèse, il ne s’agit pas d’une « gratification » relevant de l’article L.242-4-1 du Code de la sécurité sociale, mais d’une rémunération versée en contrepartie d’un service réalisé pour le compte de la collectivité territoriale ou de l’établissement public d’accueil. En conséquence, cette rémunération doit être prévue dans le cadre d’un contrat de travail, distinct de la convention de stage.

Enfin, il convient de préciser qu’un stagiaire ne peut bénéficier de manière cumulative d’une gratification et d’une rémunération.

9. Les divers frais des stagiaires doivent-ils être pris en charge ?

De manière générale, la circulaire du 4 novembre 2009 prévoit que les étudiants stagiaires peuvent bénéficier d’un défraiement pour les frais engagés à l’occasion de leur stage, quelles qu’en soient la nature et la durée. Il est souhaitable qu’ils aient accès au restaurant administratif de l’organisme d’accueil au tarif le plus bas ou, le cas échéant, qu’ils puissent bénéficier de facilités équivalentes à celles accordées aux agents du service. Par ailleurs, les stagiaires peuvent ainsi bénéficier d’une prise en charge partielle de leur abonnement de transport public entre leur domicile et le lieu de leur stage, dans les conditions prévues par le décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 relatif aux frais de déplacement des personnels des collectivités locales et de leurs établissements publics.

La circulaire souligne toutefois le caractère facultatif de la prise en charge de ces frais. Sa mise en œuvre reste à l’initiative de l’organisme d’accueil qui peut se fonder notamment sur la durée du stage, à l’instar du secteur privé ou des administrations de l’Etat. Le cas échéant, pour l’application de la réglementation sur la prise en charge des frais de déplacement, le lieu de stage indiqué dans la convention de stage doit être considéré comme la résidence administrative de l’étudiant stagiaire.

Enfin, la circulaire reconnaît la possibilité pour les stagiaires de bénéficier du remboursement des frais de mission exposés dans le cadre du stage.

10. Comment trouver des offres de stage ?

Les étudiants sont tout d’abord appelés à adresser des demandes spontanées auprès des collectivités territoriales et de leurs établissements publics non industriels et commerciaux.

Ils peuvent, par ailleurs, consulter les annonces parfois publiées sur le site internet de ces structures. Enfin, les administrations et les établissements publics de l’Etat doivent veiller à assurer la publicité de leurs offres de stage par voie électronique. La circulaire du 23 juillet 2009 indique à ce titre que la bourse interministérielle de l’emploi public peut être utilisée comme support de publication des annonces de stage de longue durée.

Topics: L'INFO STATUTAIRE, Questions - Réponses | Commentaires fermés sur L’accueil d’étudiants stagiaires dans les collectivités en 10 questions :

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