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Communication du dossier individuel

By Corinne DAVID | avril 9, 2009

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CAS GÉNÉRAL

Tout agent a droit, à tout moment, à la communication des documents administratifs le concernant (art. 6 loi n°78-753 du 17 juil. 1978).

Le dossier individuel de chaque agent n’échappe pas à cette règle.


Exercice du droit

La communication du dossier individuel obéit aux règles de communication des documents administratifs à caractère nominatif.

Elle est subordonnée à une demande écrite, adressée à l’autorité hiérarchique qui transmet au service compétent. Elle n’a pas à être motivée.

Le droit à communication peut être exercé à tout moment, et de manière répétée.

Modalités

La communication du dossier individuel s’effectue selon les modalités prévues pour tout document administratif :

– consultation sur place ou envoi de photocopies,

– communication à l’intéressé ou à son mandataire.

Cas particulier :

– depuis la loi du 4 mars 2002, les documents médicaux concernant l’agent peuvent lui être communiqués, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne (art. L. 1111-2 et L. 1111-7 C. santé publique).

CAS PARTICULIER DE LA PROCEDURE DISCIPLINAIRE

La collectivité doit informer l’agent de son droit à communication et lui en préciser les modalités pratiques d’exercice.

La communication porte sur l’intégralité du dossier et sur tous documents annexes relatifs aux faits qui ont provoqué l’ouverture d’une procédure disciplinaire.

Le droit à communication est exercé par l’agent lui-même ou par ses défenseurs

Modalités

L’agent doit disposer d’un délai correct pour prendre connaissance de son dossier. Suivant la jurisprudence, un délai de 4 ou 5 jours peut, dans certains cas, être suffisant

Le délai doit être modulé suivant la particularité de chaque cas : complexité du dossier, agent résidant en province (ex. : gestionnaire d’un centre de vacances,…).

REFUS DE COMMUNICATION ET RECOURS

Tout refus de communication doit être notifié par décision écrite motivée (loi n°78-753 du 17 juil. 1978)

Le silence gardé pendant plus d’un mois vaut rejet.

En cas de refus de communication, explicite ou tacite, l’agent peut saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) et, au terme de la procédure, s’il n’a toujours pas obtenu satisfaction, déposer un recours devant le tribunal administratif. La saisine de la CADA est un préalable obligatoire au recours contentieux.

L’absence de communication ou la communication irrégulière du dossier individuel (délais trop brefs, communication partielle,…) constituent des vices de forme susceptibles d’entraîner l’annulation de la sanction ou de la mesure par le juge administratif.

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